Advies kantoorinrichting

Veel organisaties starten vol enthousiasme met de (her)inrichting van hun kantoor of bedrijfspand. Bij kantoorinrichting worden keuzes gemaakt over kleuren, materialen, meubels en indeling, vaak in samenwerking met projectinrichters of architecten. Toch zien we in de praktijk dat ondanks goede bedoelingen regelmatig verkeerde keuzes worden gemaakt.

Enkele voorbeelden: Bureaustoelen blijken achteraf onvoldoende instelbaar, bureaus passen niet bij de werkprocessen, of monitorarmen en laptopstandaarden worden niet gebruikt omdat ze niet praktisch of ergonomisch bruikbaar zijn. Hierdoor neemt het risico toe op fysieke klachten, verminderde productiviteit en onnodige kosten voor aanpassingen achteraf.

Ergonomie – ook wel de human factor genoemd – gaat verder dan alleen voldoen aan minimale arbo-eisen. Het draait om het creëren van een werkomgeving waarin mensen optimaal kunnen functioneren, met zo min mogelijk fysieke belasting en zoveel mogelijk comfort en gebruiksgemak. Een onafhankelijk ergonoom geeft antwoord op de volgende vragen:

• Wat zijn de arbo richtlijnen voor het aantal vierkante meters per werkplek?
• Aan welke eisen moet het meubilair voldoen?
• Waar vind ik het juiste meubilair?
• Wat zijn de ergonomische richtlijnen ten aanzien van een goede werkplekopstelling?
• Waar moet de verlichting en klimaat aan voldoen?
• Hoe zorg ik ervoor dat alle ergonomische inrichtingsaspecten worden meegenomen in het proces?

Met deskundig en onafhankelijk advies en begeleiding weet je zeker dat je de juiste keuzes maakt bij de inrichting van kantoor.

Bij een herinrichting worden de keuzes meestal gemaakt door inkoop, facilitair en de projectinrichter. De mensen die er straks acht uur per dag op zitten komen er pas bij als alles geleverd is. Dan blijkt de bureaustoel te weinig instelmogelijkheden te hebben, staan de armsteunen te breed voor wie smal gebouwd is, of geeft de rugleuning geen steun op de plek waar dat nodig is. Soms is de stoel juist zo ingewikkeld dat niemand hem goed zet.

Bij beeldschermen gaat het vaak de andere kant op. Monitorarmen met acht verstelmogelijkheden blijven in de praktijk staan zoals de monteur ze heeft achtergelaten. En bureaus die alleen met gereedschap in hoogte te verstellen zijn werken niet op een flexplek waar elke dag iemand anders zit.

Landelijk onderzoek bevestigt dat beeld. Van de werknemers die zes uur of meer per dag beeldschermwerk doen zegt 39 procent dat er arbo-maatregelen nodig zijn. Een kwart vindt de maatregelen die genomen zijn onvoldoende, en 15 procent zegt dat er helemaal niets is gedaan. Die cijfers komen uit de Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden 2024 van TNO en CBS.

Ook goed meubilair levert weinig op als het verkeerd staat. In een veldstudie onder honderd Nederlandse kantoormedewerkers had 61 procent de bureaustoel nog nooit versteld; onder 246 Spaanse collega’s was dat 24 procent. Een vervolgstudie in Applied Ergonomics liet zien dat de meeste gebruikers, op de zithoogte en de armsteunen na, niet wisten waar de knoppen op hun stoel voor dienden. Van wie een knop wel herkende had minder dan de helft hem ooit gebruikt.

Hoe uitgebreid een traject wordt hangt af van wat er verandert. Bij het vervangen van meubilair blijft het vaak bij een advies over het soort meubilair en de begeleiding van een gebruikerstest. Gaat het om een verhuizing of een complete herinrichting, dan doorlopen we deze zes stappen.

De regelgeving ten aanzien van het aantal vierkante meters per kantoorwerkplek is flexibeler geworden.

Tegenwoordig wordt niet meer uitgegaan van een vast aantal vierkante meters, maar van een optelsom van de onderdelen die er op een werkplek aanwezig zijn. Een kritische beoordeling van het benodigde aantal vierkante meters kan dus een flinke besparing in de huisvestingskosten opleveren.

De norm die daarbij hoort is NEN 1824. Die vraagt minimaal 4 m² voor een werkplek die langer dan twee uur per dag wordt gebruikt, en telt daar vervolgens bij op wat er op die werkplek staat: ongeveer 1 m² voor bureau en beeldscherm, 1 m² voor lees- en schrijfwerk en 1 m² voor een kast. Zo kom je op ongeveer 7 m². Voor een flexplek waar iemand een uur zit te mailen geldt de norm niet.

Met behulp van een ergonomische beoordeling van de werkzaamheden wordt vastgesteld hoe groot het werkblad moet zijn of hoeveel kasten nodig zijn in een ruimte.

De conclusie is vaak dat aanzienlijk minder kantoormeubilair hoeft te worden aangeschaft dan oorspronkelijk geschat.

Door al vóór en tijdens de verhuizing of herinrichting aandacht te geven aan de ergonomische richtlijnen met betrekking tot het meubilair en de inrichting en opstelling ervan, levert dat op de langere termijn minder lichamelijke en welzijnsklachten van de medewerkers op.

Een ergonomisch juiste werkplekopstelling in combinatie met ergonomisch goed meubilair is een belangrijke voorwaarde voor een gezond werkklimaat. Bij het invoeren van een flexibele kantooromgeving is het van belang de functionaliteit van de ruimte en meubilair te vergroten.

Factoren als kleurgebruik, bewegen op het werk, daglichttoetreding en kunstverlichting hebben invloed op het welzijn van de medewerker.

Door deze factoren aandacht te geven, wordt het welzijn van de medewerker bevorderd. En een medewerker die zich tevreden en prettig voelt in zijn of haar werkomgeving presteert beter!

Steeds meer organisaties werken met flexplekken en thuiswerkdagen. Daarmee verschuift een deel van de verantwoordelijkheid voor gezond werken naar de medewerker zelf, en kan de inrichting dat makkelijker of moeilijker maken.

De cijfers over zitten zijn stevig. 3,9 miljoen werknemers, 48 procent, zitten zes uur of langer op een werkdag. Daar komt gemiddeld 3,3 uur zitten in de vrije tijd en ruim een uur woon-werkverkeer bij. Binnen Europa is Nederland koploper: 26 procent van de bevolking boven de vijftien zit meer dan achtenhalf uur per dag, tegen 11 procent in de rest van de EU. In 64 procent van de Europese ondernemingen staat langdurig zitten bovenaan de lijst met gezondheidsrisico’s.

Bij een herinrichting kun je daar rekening mee houden. Denk aan staplekken en overlegplekken waar niemand hoeft te zitten, en aan voorzieningen die mensen uit hun stoel krijgen: een boksmat of bokszak, actieve krukken, een pingpongtafel.

“Zorg voor een werkomgeving en werkindeling die uitdaagt meer te bewegen. Geef werknemers bijvoorbeeld de mogelijkheid om staand te werken en te vergaderen, laat ze werken op zitballen in plaats van stoelen, of organiseer een tafeltenniscompetitie. Het kan geen kwaad als je het ook een beetje leuk maakt.”

— Richard Sloot, Ergomotion, in de Volkskrant

Zulke voorzieningen werken alleen als er uitleg bij hoort. Een zitstatafel die niemand omhoog zet doet niets, en een actieve kruk zonder instructie staat na een week ongebruikt in de hoek. Reken voorlichting daarom mee in het plan en niet als sluitpost.